Vacature: Officemanager

• Contract: onbepaalde duur, 80%
• Periode: start zo snel als mogelijk
• Uitvalsbasis van de job: Leuven (40%), Sint-Amandsberg (40%)

Leef voluit in een inclusieve wereld

Bij Konekt vzw zetten we de deur graag open. Voor deelnemers, klanten, vrijwilligers, partners, medewerkers, stagiairs, ... Wie mee wil bouwen aan een inclusieve wereld waar mensen met en zonder handicap voluit kunnen leven, die weet ons te vinden. Voor ons hoofdkantoor in Sint-Amandsberg (Gent) en ons kantoor in Leuven zijn we op zoek naar een nieuwe collega die bezoekers warm ontvangt, luistert naar de vraag of mogelijkheid en deze intern doorzet. Je combineert dit met organisatorische en administratieve taken die ervoor zorgen dat we met de professionele organisatie van onze kernactiviteiten zo veel mogelijk impact realiseren.

Welke talenten kan je inzetten in deze job?

• Je bent vriendelijk en empathisch en blinkt uit in actief luisteren. Je stelt mensen op hun gemak en begrijpt snel de nood achter de vraag.

• Je houdt ervan om mensen de weg te wijzen. Je registreert vragen, beantwoordt ze op een correcte en heldere manier en verwijst door indien nodig.

• Organiseren, dat is jouw ding. Je ziet als geen ander wat er moet gebeuren om een evenement of opdracht te organiseren. Je beantwoordt vragen, volgt op, vraagt na of toetst af,... Je vindt zelfstandig je weg om opdrachten professioneel en tijdig uit te voeren en tegelijk draag je actief bij aan een goede samenwerking binnen het Konekted Services team.

• Je houdt van inventariseren en bewaart graag het overzicht over een voorraad materialen, zowel fysiek als digitaal, als over verschillende locaties. Je gaat hierin punctueel en gestructureerd te werk.

• Praktische en logistieke taken zie jij als een welgekomen afwisseling. Het geeft je voldoening dat alles aanwezig, voorzien en geregeld is zodat de werkingen met deelnemers, gesprekken met partners, workshops voor collega’s of externen, events, ... zo vlot mogelijk kunnen verlopen. Beheer van mailbox, agenda en zalen horen hier ook bij.

• Je bent een betrouwbare sparringpartner voor je collega’s, stagiairs of vrijwilligers bij het opmaken van de planning. Je werkt nauw samen met je collega-officemanager, waarmee je de verantwoordelijkheid over het onthaal van Konekt Group deelt.

• Je blinkt uit in oplossingsgerichtheid. Problemen en uitdagingen identificeren, verschillende mogelijkheden bekijken en effectief oplossen is iets wat je in de vingers hebt.

• Je neemt graag administratieve taken onder handen zoals het beheren van correspondentie, dossiers en rapportages, en zorgt ervoor dat alles netjes en up-to-date blijft.

En daarnaast:

• Ben je een echte multitasker en weet je vlot te switchen tussen verschillende taken. Daarbij houd je overzicht op deadlines en prioriteiten. Ook onder druk blijf je kalm en professioneel.

• Vind je vlot je weg in nieuwe tools. Als organisatorische duizendpoot werk je zowel met de courante tools binnen het MS Office 365 pakket, SharePoint, Salesforce (het CRM-systeem), Adobe, Canva, Booqable (materiaalbeheer),... Ook telefooncentrales en kantoormachines kennen voor jou geen geheimen.

• Word je helemaal blij als je proactief kan communiceren en kan anticiperen op vragen. Je neemt hierin graag initiatief en verrast en verbindt collega’s dankzij jouw professionele communicatiestijl.

Kerncompetenties

Konekt Group is een open en dynamische organisatie. Daarom hechten we bij alle medewerkers belang aan enkele kernkwaliteiten:

• Durven doorgaan: je zoekt naar oplossingen, ook als ze niet voor de hand liggen.
• Authentiek handelen: je doet wat je zegt en zegt wat je doet.
• Verbinden: je legt vlot nieuwe contacten, zowel binnen als buiten Konekt.
• Talent aanwakkeren: je gelooft in het talent en de mogelijkheden van personen met een beperking.
• Procesgericht groeien: je houdt van innoveren, en je kijkt steeds vanuit een groeimindset.

Wat bieden wij jou aan?

• Een warme werkomgeving waar samenwerking, speelsheid en luchtigheid centraal staan. (Bekijk het filmpje).
• Je krijgt een contract van onbepaalde duur, voor 80%.
• Een marktconform loon volgens PC 329.01, aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques en ecocheques.
• Extralegale vakantiedagen tijdens Kerst en Nieuw + extra vakantiedagen vanaf 35 jaar.
• Heerlijke koffie, een gezellige living om te lunchen, toffe werkplekken en telewerk.
• Een uitgebreid onboardingprogramma en aandacht voor persoonlijke groei.