Vacature: Officemanager Brake-Out (40%, uitbreiding mogelijk)

• Contract: onbepaalde duur, 40% (met mogelijkheid tot uitbreiding met andere ondersteunende functies binnen de Konekt Group)
• Periode: start zo snel als mogelijk
• Uitvalsbasis van de job: Sint-Amandsberg

Over Brake-Out

Brake-Out is een praktische opleiding voor jongeren tussen 16 en 30 jaar met een handicap (zoals een verstandelijke beperking, ASS of NAH). Zij gaan bij Brake-Out 2 dagen per week op zoek naar wat ze graag doen en wat hun talenten zijn. Daardoor staan jongeren in hun kracht. Ze leren nieuwe plaatsen en mensen kennen. Het laat hen geloven in een toekomst vol plannen waarin zij van betekenis kunnen zijn voor een ander. Dat doen ze samen met andere jongeren en de steun van coaches, familie en supporters. Jongeren die afstuderen na 3 jaar Brake-Out weten waar ze goed in zijn en wat ze graag doen. Ze staan zelfstandiger in het leven en nemen een rol op in de maatschappij. Die rol is heel persoonsgebonden. De ene gaat betaald werken, de andere neemt een rol op binnen hun gezin of leefgemeenschap.

Meer info over Brake-Out >

Bij Brake-Out vzw speel je een cruciale rol in de administratieve opvolging van onze deelnemers. Je combineert je administratief talent met klantgerichte communicatie en werkt actief mee aan efficiënte back-office processen voor onze werking. VAPH-regelgeving is vertrouwde materie voor jou.

Welke talenten kan je inzetten in deze job?

• Administratie is jouw ding. Registreren, documenteren, opvolgen, structureren,... brengen je in een goede werkflow.
• Je gaat graag grondig te werk en houdt van ‘puntjes op de i': een excel die klopt als een bus, een advies geven volgens de regelgeving, afstemmen zodat de communicatie naar de deelnemer helemaal helder is,... Daar krijg je energie van.
• Je bent vriendelijk en empathisch en blinkt uit in actief luisteren. Je stelt mensen op hun gemak en begrijpt snel de nood achter de vraag.
• Je houdt ervan om mensen de weg te wijzen. Je registreert vragen, beantwoordt ze op een correcte en heldere manier en verwijst door indien nodig. Collega’s kunnen op jou rekenen voor advies inzake administratieve verwerking van dossiers.
• Je bent een betrouwbare sparringpartner voor de Brake-Out collega’s bij de opvolging van individuele dossiers, alsook het overzicht voor de vzw.
• Je blinkt uit in oplossingsgerichtheid. Problemen en uitdagingen identificeren, verschillende mogelijkheden bekijken en effectief oplossen is iets wat je in de vingers hebt.

En daarnaast:

• ben je een expert op vlak van VAPH-regelgeving en –administratie. Je blijft actief bij met de updates en vernieuwingen die vanuit het VAPH en de sector worden ingevoerd.
• hou je van efficiënt werken en zie je vaak hoe processen beter kunnen verlopen. Je neemt graag initiatief hierin en onderzoekt oplossingen op een creatieve manier. Dat doe je samen met de medewerkers, regioverantwoordelijken, de wervings- en samenwerkingsmanager en coördinator.
• vind je vlot je weg in nieuwe tools. Als organisatorische duizendpoot werk je zowel met de courante tools binnen het MS Office 365 pakket, SharePoint, Salesforce (het CRM-systeem), de GIR-tool van het VAPH, ...Excel is je stiekeme favoriet en kent voor jou weinig geheimen.
• word je helemaal blij als je proactief kan communiceren en kan anticiperen op vragen. Je neemt hierin graag initiatief en verrast en verbindt collega’s dankzij jouw professionele communicatiestijl.

Je takenpakket als Officemanager bij Brake-Out

Als Officemanager bij Brake-Out ben je verantwoordelijk voor de deelnemersadministratie:

• Je zorgt voor de opstelling en registratie van de individuele dienstverleningsovereenkomsten (IDO’s).
• Je zorgt voor een correcte registratie en opvolging van RTH-aanwezigheden en PVB-vouchers in de GIR.
• Je beheert de inschrijvingen en aanwezigheden voor activiteiten in het CRM-systeem (Salesforce).
• Je bent verantwoordelijk voor de communicatie naar deelnemers en hun ouders betreffende de voortgang van hun administratief dossier.

• Je werkt hiervoor nauw samen met de wervings- en samenwerkingsmanager. Jullie zijn samen verantwoordelijk voor een warme, heldere en correcte inschrijvingsflow voor alle deelnemers.

• Je ondersteunt Brake-Out medewerkers bij de registratie en het beheer van persoons- en transactiegegevens in Salesforce.
• Daarnaast ben je de link naar de administratieve diensten van Konekt Group (boekhouding, personeelsadministratie, onthaal, ...).
• Je biedt administratieve ondersteuning bij het financiële luik van de vzw:
  • Maandelijkse facturatie en opvolging ervan
  • Controle en opvolging van personeelscontracten voor het voorschot- en afrekeningsdossier VAPH en in de ALF-tool (registratie gebeurt door Acerta)
  • Meewerken aan systemen voor betere opvolging van deelnemers, VAPH-subsidies,... Dit ter ondersteuning van interne analyse, rapportage en beleidskeuzes

Je werkt hiervoor nauw samen met de coördinator van Brake-Out vzw.

Bovenstaand takenpakket doe je met veel grondigheid en oog voor detail op vlak van klantvriendelijke communicatie naar deelnemers en hun ouders én een correcte naleving van interne en externe regelgeving.

Kerncompetenties

Konekt Group is een open en dynamische organisatie. Daarom hechten we bij alle medewerkers belang aan enkele kernkwaliteiten:

• Durven doorgaan: je zoekt naar oplossingen, ook als ze niet voor de hand liggen.
• Authentiek handelen: je doet wat je zegt en zegt wat je doet.
• Verbinden: je legt vlot nieuwe contacten, zowel binnen als buiten Konekt.
• Talent aanwakkeren: je gelooft in het talent en de mogelijkheden van personen met een beperking.
• Procesgericht groeien: je houdt van innoveren, en je kijkt steeds vanuit een groeimindset.

Wat bieden wij jou aan?

• Een warme werkomgeving waar samenwerking, speelsheid en luchtigheid centraal staan. (Bekijk het filmpje).
• Je krijgt een contract van onbepaalde duur, voor 40%.
• Een marktconform loon volgens PC 329.01, aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques en ecocheques.
• Extralegale vakantiedagen tijdens Kerst en Nieuw + extra vakantiedagen vanaf 35 jaar.
• Heerlijke koffie, een gezellige living om te lunchen, toffe werkplekken en telewerk.
• Een uitgebreid onboardingprogramma en aandacht voor persoonlijke groei.