Vacature: Officemanager (60% of 80%)

• Contract: onbepaalde duur
• Periode: start zo snel als mogelijk
• Uitvalsbasis van de job: Sint-Amandsberg (Gent)

Leef voluit in een inclusieve wereld

Bij Konekt vzw zetten we de deur graag open. Voor deelnemers, klanten, vrijwilligers, partners, medewerkers, stagiairs, ... Wie mee wil bouwen aan een inclusieve wereld waar mensen met en zonder handicap voluit kunnen leven, die weet ons te vinden. Voor ons hoofdkantoor in Sint-Amandsberg zijn we op zoek naar een nieuwe collega die bezoekers warm ontvangt, luistert naar de vraag of mogelijkheid en deze intern doorzet. Je combineert dit met organisatorische en administratieve taken die ervoor zorgen dat we met de professionele organisatie van onze kernactiviteiten zo veel mogelijk impact realiseren.

Jouw takenpakket

Als Officemanager ben je verantwoordelijk voor…:

• Een warm en professioneel onthaal.
• Registreren van bezoekers en hun vragen, beantwoorden van vragen of de weg wijzen naar de juiste persoon.
• Beheren van de mailbox en agenda van het onthaal van Konekt.
• Coördineren van het zaalbeheer- en verhuur binnen Konekt.
• Nemen van initiatieven of geven van suggesties en ideeën die onthaal en andere ondersteunende processen binnen de organisatie verder professionaliseren.
• Begeleiden van vrijwilligers en stagiairs binnen het team Konekted Services.
• Voorbereiden en mee organiseren van vergaderingen en evenementen, i.s.m. de facilityverantwoordelijke.
• Opvolgen van algemene administratieve taken zoals het verwerken van post, aanpassingen in databases,...
• Beheren van kantoorbenodigdheden en materiaalstock.
• Meewerken aan professionele interne communicatie en hiervoor de juiste kanalen inzetten en in de look & feel van Konekt.
• Opvolgen van administratie en vergoedingen van vrijwilligers en freelancers.
• Opvolgen van de klanten- en projectadministratie gerelateerd aan de kernopdrachten van Konekt.
• Assisteren bij diverse projecten en ad-hoc taken.

Jouw talenten voor deze functie

• Je bent vriendelijk en empathisch en blinkt uit in actief luisteren. Je stelt mensen op hun gemak en begrijpt snel de nood achter de vraag.
• Je houdt ervan om mensen de weg te wijzen. Je informeert hen op een correcte en heldere manier.
• Organiseren, dat is jouw ding. Je ziet als geen ander wat er moet gebeuren om een evenement of opdracht te organiseren. Je beantwoordt vragen, volgt op, vraagt na of toetst af,... Je vindt zelfstandig je weg om opdrachten professioneel en tijdig uit te voeren en tegelijk draag je actief bij aan een goede samenwerking binnen het Konekted Services team.
• Je bent punctueel en gestructureerd in je administratie en opvolging: collega’s kunnen rekenen op een verzorgde en duidelijke voorbereiding van opdrachten.
• Je neemt initiatief in administratieve taken en denkt mee over de continue verbetering van bestaande processen.
• Je blinkt uit in oplossingsgerichtheid. Problemen en uitdagingen identificeren, verschillende mogelijkheden bekijken en effectief oplossen is iets wat je in de vingers hebt.

En daarnaast:

• Ben je een echte multitasker en weet je vlot te switchen tussen verschillende taken. Daarbij houd je overzicht op deadlines en prioriteiten. Ook onder druk blijf je kalm en professioneel.
• Vind je vlot je weg in nieuwe tools. Als organisatorische duizendpoot werk je zowel met de courante tools binnen het MS Office 365 pakket, SharePoint, Salesforce (het CRM-systeem), Adobe, Canva, Booqable (materiaalbeheer),... Ook telefooncentrales en kantoormachines kennen voor jou geen geheimen.

Kerncompetenties

Konekt Group is een open en dynamische organisatie. Daarom hechten we bij alle medewerkers belang aan enkele kernkwaliteiten:

• Durven doorgaan: je zoekt naar oplossingen, ook als ze niet voor de hand liggen.
• Authentiek handelen: je doet wat je zegt en zegt wat je doet.
• Verbinden: je legt vlot nieuwe contacten, zowel binnen als buiten Konekt.
• Talent aanwakkeren: je gelooft in het talent en de mogelijkheden van personen met een beperking.
• Procesgericht groeien: je houdt van innoveren, en je kijkt steeds vanuit een groeimindset.

Wat bieden wij jou aan?

• Je krijgt een contract van onbepaalde duur, voor 60% of 80%.
• Je wordt verloond volgens PC 329.01.
• Werken bij Konekt, dat is:
  • flexibiliteit en ruimte om je functie zelf in te vullen.
  • meewerken aan projecten die een positieve impact hebben op het leven van personen met een beperking.
  • deel uitmaken van een team supersympathieke en zotte collega's.