Vacature

"Word jij mijn opvolger als facility- en aankoopverantwoordelijke bij Konekt?"

Binnenkort nemen we met veel liefde afscheid van Karen. Als logistieke duizendpoot deed ze jaren de aankoop en het beheer van ons materiaal. Ze organiseerde events en zorgde samen met vrijwilligers voor het beheer van onze gebouwen. Wil jij de fakkel van Karen overnemen? In dit interview vertelt ze wat de functie van facility- en aankoopverantwoordelijke juist inhoudt.

Vacature logistiek facilty manager

Dag Karen, wat doe jij elke dag bij Konekt?

"Achter de schermen van Konekt, Brake-Out en Platform-K zorg ik ervoor dat mijn collega’s over het materiaal beschikken dat ze nodig hebben voor hun vormingen, dagelijkse werking en events. Ik doe ook het grootste deel van de aankopen, zoals drukwerk, softwareprogramma’s en specifiek educatief materiaal. Konekt heeft twee eigen gebouwen in Sint-Amandsberg en aan het station van Gent-Sint-Pieters. Het is mijn taak ervoor te zorgen dat alles daar altijd werkt. Is er een probleem met de verwarming, het water of de elektriciteit, dan ben ik het aanspreekpunt en ga ik meteen op zoek naar oplossingen.

Vanuit Gent coördineer en delegeer ik dat spullen op het juiste moment aanwezig zijn op een bepaald plek. Ook op onze cursuslocaties in Brugge, Leuven, Antwerpen en Brussel. Gelukkig krijg ik veel hulp van een team enthousiaste vrijwilligers. Ik kan hen inschakelen voor evenementen, aankopen, logistieke taken, klusjes, vervoer van cursisten, tuinonderhoud.... Dat vraagt uiteraard veel coördinatie, overleg en opvolging.

Voor grote evenementen regel ik de catering, doe ik de aankopen en zorg ik voor de juiste sfeerinrichting. Soms ben ik ook zelf aanwezig op het event. Dan delegeer ik de medewerkers en steek ik zelf een handje toe. Tot slot waak ik erover dat onze wagens en busjes rijdensklaar zijn en in orde met al hun papieren."

Achter de schermen van Konekt, Brake-Out en Platform-K zorg ik ervoor dat mijn collega’s over het materiaal beschikken dat ze nodig hebben voor hun vormingen, dagelijkse werking en events.
Karen, facility manager

Op welke professionele verwezenlijkingen kijk je trots terug?

"Toen ik nog maar een paar maanden bij Konekt werkte, moest ik al meteen de organisatie van het Nachtcongres in goede banen leiden, een nachtelijk evenement met 90 deelnemers. Ik begeleidde zes vrijwilligers die ik eigenlijk nog niet goed kende, zocht naar lekkere catering, drank en versiering. Alles liep gelukkig op wieltjes. Het was heel gezellig, we hebben ons goed geamuseerd achter de schermen en de deelnemers waren tevreden. Een hele toffe nacht.

Een andere pittige uitdaging was een reeks van tien vormingen rond Mediawijsheid. Elke dag opnieuw moesten al die bakken vol multimediamateriaal van het hoofdkantoor naar de cursuslocatie en terug geraken. Het vroeg een gedetailleerde planning van vrijwilligers en auto's, maar ook dat is allemaal vlot verlopen.

Een goede band met de vrijwilligers onderhouden, is ontzettend belangrijk in deze functie. Ik ben best trots op hoe sommige samenwerkingen in de loop der jaren zijn geëvolueerd. Bij een specifieke vrijwilliger liep de communicatie aanvankelijk stroef. Feedback kwam vaak bedreigend over. Intussen hebben we een toffe en constructieve manier van samenwerken en kunnen we open met elkaar communiceren. De persoon zelf is veel gegroeid en dat is echt tof om zien."

Uit welk hout moet je opvolger gesneden zijn?

"Belangrijk in deze functie is dat je goed kunt communiceren met verschillende soorten mensen, collega's en persoonlijkheden. Ook met personen met een beperking. Je blijft kalm in alle situaties, ook als het wat hectisch of chaotisch is. De agenda die je op maandag opstelde, kan er op vrijdag helemaal anders uitzien. Dan moet je bijvoorbeeld een plotse elektrische panne oplossen, terwijl je eigenlijk had gepland om de vrijwilligersbriefing te maken. Dat prioriteiten vaak veranderen, daar moet je mee om kunnen. De telefoon is jouw vriend om snel tot een oplossing te komen.

Als aankoopverantwoordelijke waak je erg over het budget. Je hebt goesting om uit te zoeken hoe aankopen voordeliger kunnen, door verschillende leveranciers nauwgezet te vergelijken of actief betere prijzen op te vragen. Het is ook meegenomen als je praktisch ingesteld bent en over basis technische vaardigheden beschikt. Bij een technisch probleem moet je gemakkelijk een oordeel kunnen vellen en het zelf oplossen, of weten welke technieker je best contacteert. Ook feeling met softwarepakketten en audiovisueel materiaal is handig, bijvoorbeeld wanneer je beamers, micro’s of boxen wil aansluiten. Maar met een leergierige mindset geraak je uiteraard ook ver."

Solliciteer voor de job van Karen

Zin om onze nieuwe logistieke duizendpoot te worden? Je werkt grotendeels vanuit uitvalsbasis Gent en Sint-Amandsberg. Solliciteren kan tot uiterlijk 2 november 2021.

Bekijk de vacature Werken bij Konekt
Solliciteren konekt
Datum bericht ma 18 oktober '21